郵件與通訊錄
如果您設定使用者細項設定來自動儲存您在「已傳送」視界中傳送的訊息副本，使郵件資料庫大小增加，則備存對郵件資料庫特別有用。您可以建立資料夾，然後將信件置於其中，來組織您的郵件，但這並不會降低您的郵件資料庫大小。備存會釋出空間，因而可改善郵件的效能。
若要在郵件檔中執行備存，您必須至少具備有刪除權的編輯器存取權，並擁有郵件檔。如果您不是郵件檔的擁有者，必須具備有郵件檔刪除權的管理員存取權。
存取郵件備存
如果您的組織設定了郵件資料庫的備存政策，則政策將控制您必須具有多大存取權，才能在郵件中進行備存。您可能一點也不需要備存，因為備存已設定並為您執行。或者，政策可以指定，除了您組織執行的備存外，您還可以建立專用備存條件。
您可以開啟「備存設定」對話方塊，來明白您必須具有多大存取權，才能備存郵件。
若需詳細資訊，請參閱備存郵件的管理政策。
個人郵件備存 - 程序概觀
如果您有存取權來私下備存郵件，則需要遵循以下的程序：
1. 基礎 - 指定執行及儲存備存的電腦。您可以設定要由郵件伺服器執行的備存程序 (伺服器型備存)，這樣在備存執行時您就不需要將電腦保持開啟，或是由您電腦上的 Notes 用戶端軟體執行 (用戶端型備存)，這樣您就可以對排程表具有更多的控制。如果 Notes 用戶端執行備存程序，您可以在本區儲存備存資料庫，或儲存在您有存取權的任何伺服器上。如果由郵件伺服器執行此程序，您只能在您有存取權的伺服器上儲存備存資料庫。
2. 基準 - 為即將建立的備存資料庫建立及啟用備存基準集 (Notes 在備存期間使用的資訊)。基準集包含將備存哪些文件、備存資料庫的檔名和路徑及郵件檔清除選項等資訊。
4. 排程表 - 若為用戶端型備存，請設定發生備存的時程表，或在您想要備存時，選擇 [動作][備存][現在備存] 來備存。(若為伺服器型備存，將根據伺服器排程來進行備存 - 您對它何時執行沒有控制權)。建立備存資料庫時，您可以對它建立書籤、刪除它、複製它，或利用它執行其他作業，如同您對其他資料庫所做的一般。
設定建立或編輯備存基準集。此程序中的步驟將分支至您要私下備存郵件所需完成的所有其他程序。
另請參閱