附註 若需備存自己郵件的處理程序概觀，請參閱備存郵件訊息以釋放空間。

1. 如果您尚未這樣做，請開啟要備存的資料庫、選擇 [檔案][資料庫][屬性]，然後按一下「備存設定」。

2. 按一下「基礎」，並指定執行及儲存備存的電腦。

3. 按一下「建立」或「編輯」。這時會開啟「建立備存基準」或「編輯備存基準」對話方塊。

4. 輸入或編輯專用基準集的名稱。

5. 按一下「選擇基準」來選擇要備存的文件。您可依據下列來備存文件：

• 依據其活動 (前次修改日期)、到期設定或建立日期及資料庫中的資料夾/視界，或者
• 依據使用者個別選取的那些。若為此情況，則不再需要日期基準，因此無此選項。此設定只套用到您在資料庫視界中手動選取的文件。
附註 備存已選取的文件時，不會套用「進階」的備存設定「不要刪除有回應的文件」。

• 若要將文件備存至個別的備存資料庫，而且從目前的資料庫移除它們，請選取「複製舊文件到這裡所指定的我的備存資料庫，然後清除此資料庫」，再按一下資料夾圖示來指定資料庫的檔名及路徑。
• 若要刪除文件，不備存它們，請選取「只要清除此資料庫而不要備存」。
警告 使用這個設定時請小心。一旦刪除了文件，將無法回復它們！較安全的作法就是建立備存資料庫，然後為備存資料庫設定使用這個設定的備存。這可讓您一旦想要的話，就可以將文件儲存在備存中，但仍然使 Notes 自動代您刪除它們。

	選項	說明
	從此資料庫移除備存文件	這個設定會刪除整份文件，但不會變更任何文件的內容。
	降低此資料庫中的文件大小	這個設定會簡化文件的文容，而不是刪除它們。您可以： 移除附件檔，保留摘要。摘要保留某些基本欄位，例如，在郵件中的信件主旨。 移除附件檔，保留摘要及 40KB。大多數郵件訊息均含有不到 40kb 的 Rich Text，所以這個選項將儘可能不減少文件。

9. 現在您可以準備設定備存的排程或手動執行備存。

另請參閱

備存郵件訊息以釋出空間